Honí se ti hlavou milion nápadů, cítíš se zahlcená, ale když zrovna nějaký potřebuješ, tak si ne a ne vzpomenout.

Nebo si píšeš poznámky na lístečky, máš je všude možně a nakonec ale zrovna ten co hledáš nemůžeš najít? Pak je tenhle článek přesně pro tebe.

Dneska se s tebou chci podělit o praktické nástroje a tipy, jak si lépe organizovat práci, zvládnout time a flow management a efektivně delegovat úkoly.

První věc, kterou je důležité si uvědomit, je, že do našeho života a podnikání přichází obrovské množství informací. My je musíme přijmout, zpracovat a následně nějakým způsobem reprodukovat nebo předat klientům.

Jedním z klíčových kroků je nesnažit se vše udržet v hlavě, ale mít systém, kam informace uložit – vytvořit si „druhý mozek“. To znamená najít si úložiště, kde budeš informace skladovat. Tento přístup uvolní tvůj mozek pro to, na co je skutečně určen – zpracování a kreativní práci s informacemi, nikoliv pro jejich skladování.

Jak na to? Nástroje, které ti pomohou:

1. Zaznamenávání myšlenek:

Když tě napadne něco důležitého – ať už jde o zpětnou vazbu od klientky, nový produkt nebo příspěvek na sociální sítě – je důležité mít vždy po ruce místo, kam si to můžeš zapsat.

Pro tento účel můžeš využít různé nástroje, jako je Google Keep, nebo si vytvořit vlastní systém ve formě poznámek v telefonu, speciálního kanálu v komunikační aplikaci, nebo dokonce tradičního papírového notýsku. Klíčem je konzistence – vždy mít jedno místo, kde své myšlenky zaznamenáváš.

2. Třídění a ukládání informací:

Jednou za čas, ideálně každý den nebo pár dní, je potřeba tyto poznámky třídit a ukládat na správná místa. Já osobně využívám kombinaci několika nástrojů:

Notion: Používám ho hlavně na obsahové nápady a úkoly. Zde si organizuji myšlenky na články, videa, a také úkoly, které deleguji na tým.

Papírový organizér: Pro denní úkoly, schůzky a konzultace. Ráda si poznámky zapisuji ručně, protože mi to více vyhovuje.

Evernote: Pro rozpracované nápady na produkty, kampaně nebo osobní projekty, jako je například příprava podcastu nebo knížky. Vybrala jsem si tento nástroj, protože mi momentálně nejlépe vyhovuje, ale skvěle poslouží i jiné aplikace podle tvých preferencí.

Google Drive: Skvělý nástroj pro sdílení dokumentů s týmem. Můžeš zde mít složky s materiály, procesy, fotkami nebo zálohovanými videi. Výhoda je, že vše máš na jednom místě a snadno přístupné.

Delegování úkolů

Pokud spolupracuješ s týmem, je skvělé mít jedno místo, kde eviduješ všechny úkoly. To může být Notion, Trello nebo jednoduchá Google tabulka. Hlavní je, aby úkoly byly jasně definované, s připojenými materiály a termíny dokončení. I když někdy zadáváš úkoly přes Messenger nebo email, nezapomeň je následně přenést do hlavního nástroje, aby se nic neztratilo.

Měření času a efektivita

Doporučuji si sledovat, kolik času trávíš jednotlivými úkoly. Můžeš použít aplikaci, jako je Toggl, nebo si jednoduše zapisovat čas do kalendáře či tabulky. Tímto způsobem zjistíš, jak efektivně využíváš svůj čas a kolik času věnuješ různým aktivitám ve svém podnikání. Můžeš si také spočítat svou hodinovou sazbu a poměřit ji s jinými činnostmi.

Závěrem

Většina mých klientek se s tímhle potýká především když jde o tvorbu hodnotného obsahu. Výsledkem je, že neví co dávat na sítě, jsou zahlcené horami příspěvků a psaní textů jim žere spoustu času.

Máš to podobně? Nauč se, jak být vidět a netrávit tím hodiny.